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Virtual Data Room: controlla la due diligence e massimizza il valore del tuo deal

23 Febbraio 2010 - Autore:


Ogni società ha il suo percorso di eventi finanziari: vendite, fusioni e acquisizioni, iniezioni di capitale da parte di fondi o venture capital o ancora ristrutturazioni. Ciascuna di queste operazioni richiede complesse fasi di due diligence che implicano migliaia di pagine di documenti societari che coinvolgono gli interessi, non solo della società, ma di tutti gli stakeholders: documenti che devono essere organizzati, indicizzati e distribuiti in più copie per renderli disponibili a tutti coloro che avranno bisogno di analizzarli approfonditamente.

Tradizionalmente l’intero processo si è sempre basato su carta, presentando la documentazione in stanze vere e proprie (data room) all’interno delle quali i visitatori hanno un tempo massimo per visionarli e valutarli. Un processo efficiente ? Innanzitutto decisamente costoso: spazi fisici da affittare, personale a cui affidare il compito della sorveglianza, spostamento fisico dei team con conseguenti costi di viaggio ed alloggio. In secondo luogo sicuramente time-consuming. E se dovessimo parlare del controllo del processo? E’ da escluderne la fattibilità, nel senso che la documentazione confidenziale lascia gli archivi dove è abitualmente conservata per essere messa in una stanza a cui faranno accesso soggetti autorizzati. Non sarà sicuramente tracciabile il “chi ha visto cosa” o “per quanto tempo ha visionato il documento”, oppure ancora le domande e le risposte che sono state formulate e da chi.

Attualmente, il controllo della due diligence si può avere con uno strumento ormai sempre più diffuso e di semplice utilizzo: quello delle data room virtuali, in acronimo inglese VDR. Riduzione dei costi, velocizzazione delle transazioni, ottimizzazione dei processi.

Partiamo dall’inizio. Un archivio ben organizzato dove trovare con facilità il documento che si sta cercando. Un indice logico, accessibile on line, con la pratica funzione di ricerca, sempre aggiornabile e modificabile, indipendentemente dal numero delle pagine o dal formato dei documenti. Questo è il primo step per costruire una VDR, un passaggio che consente di fare ordine e di digitalizzare, attraverso la fase di scanning, i documenti cartacei che così non correranno il rischio di andare persi o essere sfogliati mille volte da mani diverse. Un modo semplice per gestire anche le documentazioni più complesse e voluminose.

La velocità di chiusura del deal è del resto identificata come una delle “top priorities” dalla maggior parte dei deal makers: un deal più veloce significa poterne fare di più e per più clienti. Con la VDR si accelera il processo di transazione grazie ad una più semplice reperibilità dei documenti che potranno essere agevolmente raggruppati in folders e resi disponibili secondo un criterio di ricerca semplice ed intuitivo, oltre che ad un’estrema rapidità di allestimento anche in una giornata lavorativa. Ogni volta che saranno resi disponibili nuovi documenti alle parti, queste potranno averne notifica anche sulla propria casella di posta elettronica mediante l’attivazione di semplici alerts. Un semplice uploading in data room virtuale e l’aggiornamento andrà esattamente nell’ordine previsto originariamente, senza creare alcuna confusione.

Accesso semplice e rapido alle informazioni: un punto chiave per il successo della due diligence. Chiunque abbia ricevuto le credenziali per accedere potrà farlo comodamente on line da qualsiasi parte del mondo. E le attività sui documenti, quali stampa o download, saranno solo ed esclusivamente quelle stabilite a priori, il tutto con i massimi parametri di sicurezza. La visualizzazione potrà essere fatta da più soggetti contemporaneamente grazie alla possibilità di accesso simultaneo da remoto. Degli stessi documenti caricati in VDR, potrà essere fatta una cernita di quali far visionare, lasciando che le informazioni più confidenziali siano rese accessibili solo ad individui selezionati.

Altro plus della due diligence on line: gestione delle domande e risposte evitando posta elettronica, così come l’invio di file o risposte alle stesse domande ripetute più volte da parte degli utenti. Rimanere all’interno della VDR vuol dire per di più conservare tracciato della corrispondenza, così come di ogni altra attività che è stata fatta da chiunque vi avesse avuto accesso, vuol dire avere prova, in caso di discussioni successive alla chiusura del deal, di documenti che erano presenti in data room e che sono stati visionati da chi di dovere. La comodità di tutta la data room contenuta in un CD da allegare al contratto che verrà stipulato fra le parti.

Gestire in maniera sistematica domande e risposte vuol dire contribuire ad accelerare il processo ed essere accurati grazie ad un supporto tecnico che consente di inviare risposte categorizzandole e rispondendo in priorità a seconda dell’urgenza delle stesse. Un sistema di Q&A ben organizzato permette di far pervenire la domanda direttamente a colui che sarà preposto a rispondere, eventualmente sottomettendo l’approvazione ad una terza persona del management.

Tenere sotto controllo il processo di due diligence, ma non solo. Consideriamo anche l’andamento del mercato: inutile dire che, ora più che mai, è nell’interesse dei deal makers massimizzare il valore del deal. Capire la transazione e gestirla in maniera efficiente è ciò che può fare la differenza fra un deal ed un buon deal. Un accesso on line da remoto rimuove qualsiasi ostacolo di carattere spazio-temporale e dà la possibilità di attrarre un maggior numero di potenziali acquirenti, innalzando così il grado di competizione e per conseguenza il valore del deal stesso, secondo la semplice logica che più grande è il numero dei potenziali acquirenti, maggiore sarà la probabilità di venderlo ad un prezzo più alto.

Advisors e sell side hanno un goal molto semplice: massimizzare il prezzo. In una procedura di data room tradizionale aumentare il numero di possibili buyers qualificati è un obiettivo più difficile da raggiungere anche per la difficoltà di condividere facilmente la documentazione. Gestirla on line significa invece farla consultare simultaneamente da più parti: così la sell side può condividere contemporaneamente uno stesso processo con più soggetti, rimanendo nella confidenzialità con ognuno di loro e senza che ciascuno sappia dell’esistenza dell’altro. Allo stesso tempo, presentare una vendita in maniera ordinata e trasparente è sicuramente uno strumento di marketing che si trasforma in un valore aggiunto per la vendita stessa: una vetrina più allettante per chi deve acquistare. Sicurezza e confidenzialità: due parole d’ordine fondamentali per chi fa transazioni, prontamente rispecchiate e potenziate nella procedura virtuale.

Durante il processo di due diligence, non si è mai lasciati soli poiché sarà il data room provider ad offrire il supporto necessario per gestire il processo in maniera efficiente e ricavarne il massimo risultato. Di solito si crea un punto di riferimento con il provider, ad esempio colui che veste i panni del deal manager, che comunicherà tutti i cambiamenti da fare in itinere: eliminare dei documenti, aggiungerne altri, invitare nuovi utenti, bloccarne di già esistenti. Ogni utente, o gruppo di utenti, avrà diritti diversi: potrà visualizzarli, stamparli, ed in questo caso sarà importante la presenza di una filigrana non modificabile (contenente elementi quali il nome del progetto e dell’utente), o ancora fare il download se autorizzato a farlo. Tutto questo rimarrà tracciato in una reportistica generabile in ogni momento.

E’ grazie a questo costante supporto ed alla funzione di tracciabilità che l’attività dei buyers può essere analizzata in tempo reale per capire meglio le loro intenzioni, perché anche il piccolo ostacolo talvolta può diventare un impedimento per la chiusura di un deal: tutto ciò che aiuta ad entrare nella mente del potenziale acquirente è un supporto in più da sfruttare. Se, da una parte, la VDR aiuta i buyers a scorrere meglio la documentazione e a muoversi nei suoi meandri anche quando questa è particolarmente voluminosa, dall’altra, la sell-side può avvalersi del loro tracciato per trarre opportune conclusioni sui loro comportamenti e capire chi è veramente interessato alla chiusura del deal.

Grazie alla sua versatilità la VDR non si utilizza solo nelle transazioni di M&A, ma si presta ad un molteplice utilizzo per qualsiasi lavoro che implichi una condivisione di materiale fra più persone a distanza: ad esempio nell’immobiliare consente di tenere ordinate le informazioni relative alle costruzioni che si accumulano nel corso degli anni e che spesso vanno disperse. Essere pronti per la vendita di un asset prima degli altri, avere già la documentazione catalogata e disponibile on demand è un vantaggio competitivo che permette di battere sul tempo il resto del mercato: qualora si presentassero potenziali buyers, il permettere loro una due diligence accurata su una documentazione ben organizzata costituirà un incentivo in più per volerla valutare.

Nei non performing loan (NPL), la VRD permette di presentare le principali informazioni finanziarie ai possibili finanziatori così da poterne valutare rischi ed i termini, e, dall’altra parte, di facilitare il processo di scelta del possibile finanziatore. O, ancora, nelle initial public offering (IPO) consente di eliminare il grande quantitativo di carta richiesta nel ciclo tipicamente inerente a questo processo.

Nella bancarotta usare la VDR significa mantenere l’accesso ai documenti per lunghi periodi, in modo da lasciarli a disposizione dei creditori e consentire una più rapida liquidazione degli asset.

Contenziosi, arbitrati internazionale o semplice condivisione dei documenti all’interno di uno stesso ufficio per uno sharing di informazioni fra più sedi o a livello di Board, sempre in modo estremamente sicuro e flessibile. A portata di un clic.
 




            

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