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Ulteriori chiarimenti ufficiali circa le modalità di tenuta e conservazione del Libro Unico del Lavoro

28 Gennaio 2009 - Autore: Dott. LUCIANO CHIARI - Commercialista

 

www.studiochiari.com
 
ULTERIORI CHIARIMENTI UFFICIALI
SULLE MODALITÁ DI TENUTA E CONSERVAZIONE DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO
 
Il Ministero del Lavoro, con la nota 7.1.2009 n. 102, e l'INAIL, con la nota 7.1.2009 n. 137, hanno fornito ad aziende e professionisti ulteriori istruzioni operative in vista della definitiva entrata a regime del libro unico del lavoro fissata per il 16.2.2009.
 
Proroga dei termini per l'adempimento degli obblighi di comunicazione
Sono stati prorogati i termini entro i quali i consulenti del lavoro, gli altri professionisti abilitati e le associazioni di categoria dovranno adempiere agli obblighi di comunicazione previsti nei confronti:
-         dell'INAIL (comunicazione entro 30 giorni delle deleghe concernenti l'elaborazione del libro unico);
-          della Direzione provinciale del Lavoro (comunicazione preventiva delle deleghe concernenti la tenuta del suddetto registro).
Tali comunicazioni, infatti, potranno essere effettuate:
-          entro il 31.1.2009 (non più entro il 16.1.2009);
-          utilizzando una procedura telematica unificata che sarà attivata sul sito Internet dell'INAIL.
 
Termini per ottenere l'autorizzazione dei layout del libro unico
Rispetto al vademecum ministeriale del 5.12.2008 e alla nota INAIL 9.12.2008, le nuove istruzioni in oggetto stabiliscono che le case di software dovranno richiedere, anche tramite le associazioni di categoria, alla Direzione Centrale Rischi dell'INAIL l'autorizzazione preventiva dei layout del libro unico dalle stesse elaborati entro il 16.1.2009 (non più entro il 31.1.2009). In particolare è stato chiarito che:
-          gli estremi (numero e data) dell'autorizzazione preventiva rilasciata alle software house in ordine ai layout del libro unico dovranno essere riportati sui singoli fogli di detto libro;
-          in caso di layout unitario (dati retributivi e dati relativi alle presenze su uno stesso foglio), verrà rilasciato un solo numero di autorizzazione; in caso di layout sezionale (dati retributivi e dati relativi alle presenze su fogli distinti), verrà rilasciato un numero di autorizzazione per ciascun tracciato;
-          fissano il termine del 30.1.2009 per il rilascio, da parte delle sedi INAIL, delle autorizzazioni richieste dai singoli datori di lavoro o dai singoli professionisti che abbiano deciso di utilizzare tracciati del libro unico diversi da quelli "pre-autorizzati".
 
Numerazione del libro unico
Il Ministero del Lavoro e l'INAIL sottolineano l'opportunità che la numerazione del libro unico, da istituire entro il 16.2.2009, riparta da 1.
 
Numerazione unitaria del libro unico
Con riferimento alle ipotesi in cui i consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati si avvalgano di un sistema di numerazione unitaria del libro unico per i datori di lavoro assistiti, si precisa che:
-         gli estremi (numero e data) della nuova autorizzazione nazionale alla numerazione unitaria, ottenuta dal soggetto abilitato mediante la procedura descritta nella nota INAIL 9.12.2008, dovranno essere riportati su ciascun foglio del libro unico;
-          nei casi di rilascio di una pluralità di autorizzazioni alla numerazione unitaria, ciascun libro unico partirà dal numero 1 e garantirà al suo interno la propria sequenzialità numerica.
 
* * * * * * * * * * * * * * *
 
Nel corso del Forum Lavoro 2009 svoltosi in data 14.1.2009 su iniziativa de "Il Sole - 24 Ore" e del Consiglio Nazionale dei Consulenti del Lavoro, con la partecipazione del Ministero del Lavoro, dell'Agenzia delle Entrate, dell'INPS e dell'INAIL, sono state affrontate diverse problematiche riguardanti il diritto del lavoro (libro unico del lavoro, detassazione dei premi di produttività, attività ispettiva, DURC, misure anticrisi, ecc.).
Con riferimento al libro unico del lavoro sono stati forniti, in particolare, i seguenti chiarimenti.
 
Annotazione delle presenze e delle assenze dei lavoratori
Per quanto riguarda le modalità di annotazione sul libro unico delle presenze e delle assenze dei lavoratori, si è precisato che:
-          per i collaboratori coordinati e continuativi e per gli associati in partecipazione, non è necessario il mantenimento di un calendario delle presenze, ma va effettuata un'annotazione libera, sul cedolino, delle assenze di cui il committente o l'associante sia a conoscenza e che incidano direttamente sull'obbligo di astensione dal lavoro. L'omissione di tale indicazione non è consentita, anche se, si sottolinea, gli organi di vigilanza sono stati invitati a tenere conto del tempo necessario per consentire l'adeguamento, da parte degli operatori, agli obblighi imposti dalle nuove disposizioni;
-          la norma che, in caso di lavoratori "retribuiti in misura fissa", consente di annotare sul libro unico la sola giornata di presenza al lavoro, senza riportare le ore di lavoro ordinarie, è applicabile ai soli lavoratori che non risultino soggetti alle limitazioni di orario di cui al DLgs. 66/2003 (es. lavoratori con funzioni direttive).
 
Mancata annotazione di lavoratori somministrati e distaccati
In caso di mancata annotazione dei lavoratori somministrati e distaccati sul libro unico dell'utilizzatore, l'annotazione può essere ordinata dal personale ispettivo mediante il legittimo esercizio del potere di disposizione (art. 14 del DLgs. 124/2004).
La disposizione rappresenta, infatti, lo strumento utilizzato dagli ispettori "per richiamare il soggetto obbligato all'osservanza del corretto comportamento in mancanza di una specifica previsione normativa". Il datore di lavoro potrà, dunque, essere sanzionato per non aver ottemperato alla disposizione, a prescindere dalla riconducibilità, o meno, della fattispecie obbligatoria sottostante ad un'ipotesi di illecito punita da sanzione amministrativa.
 
Distinzione tra irregolarità formali non sanzionabili e irregolarità sostanziali
Quanto al nuovo sistema sanzionatorio previsto dall'art. 39 del DL 112/2008 (conv. L. 133/2008) in caso di omessa, irregolare o infedele registrazione, si è chiarito che:
-          non sono sanzionabili le irregolarità aventi valenza meramente formale, come la mancata indicazione degli estremi dell'autorizzazione alla numerazione unitaria sui fogli del libro unico o la presenza di un "salto" occasionale nella sequenzialità numerica;
-          costituiscono, invece, irregolarità sostanziali sanzionabili i salti di numerazione e le altre irregolarità non occasionali ovvero l'utilizzo di distinte numerazioni in mancanza del legittimo possesso di una pluralità di autorizzazioni alla numerazione unitaria da parte del soggetto abilitato.
 
Deroghe al principio della numerazione unica e sequenziale
In linea con il vademecum del Ministero del Lavoro del 5.12.2008, si ribadisce che le uniche deroghe al principio della numerazione unica e sequenziale del libro unico ammesse sono quelle legate all'esigenza di gestire separatamente diverse unità produttive o diverse categorie di lavoratori. Tuttavia, in un'ottica di semplificazione, si ammette che - nel caso in cui vengano utilizzati programmi diversi per l'elaborazione delle retribuzioni e delle presenze, ognuno dei quali produca una numerazione sequenziale autonoma - il soggetto autorizzato possa strutturare il libro unico, elaborato con due software distinti, utilizzando una "sub codifica" (può, ad esempio, stampare la sezione retributiva numerando i fogli 1/A, 2/A, ecc. e la sezione presenze con la numerazione 1/B, 2/B, ecc.).
 




            

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