Utilizzi pratici delle Virtual Data Room nelle operazioni di M&A in Italia anche in considerazione dell'attuale fase del ciclo economico

I servizi web based di Virtual Data Room (VDR) sono idonei a gestire in modo flessibile e ottimale l’intero processo di Due Diligence  nelle transazioni di M&A ed a condividere in modo facile e sicuro documenti, informazioni e contenuti multimediali fra i vari gruppi di acquirenti, investitori, consulenti legali e finanziari.

Eccellenti passi in avanti rispetto alla Data Room “fisica”
In passato (ma ancora oggi l’utilizzo è a volte praticato) molte società erano consuete adibire una stanza presso la loro sede (o quella dell’Advisor) per la consultazione di tutta la documentazione relativa la procedura di vendita in corso. Ciò comportava spostamenti materiali di documenti e uso di stanze per mesi con un dispendioso impiego di tempo e denaro legato alla necessità di strutturazione e predisposizione della documentazione, gestione e monitoraggio delle visite, stesura di rapporti, e con risultati non sempre ottimali: si pensi ai potenziali acquirenti che devono accollarsi il costo della trasferta, senza la certezza di aver consultato nel poco lasso di tempo a disposizione “tutti” i documenti utili.

Con la data room “virtuale” è arrivata una nuova era!
La documentazione disponibile in una Virtual Data Room è interamente consultabile 24 ore al giorno, 7 giorni la settimana, in modalità remota via web, mediante autenticazione, semplicemente disponendo di una connessione ad internet.

Vantaggi immediati:
- nessuna limitazione di tempo e di spazio
- massima rapidità nell’allestimento: anche meno di 24 ore!
- possibilità di consultazione di uno stesso documento contemporaneamente da parte di più possibili acquirenti
- eliminazione dei costi per gli spostamenti fisici dei potenziali buyers
- ampliamento della rosa dei potenziali acquirenti da tutto il mondo
- massimi livelli di sicurezza e protezione di Vostri dati
- allestimento del portale nelle lingue desiderate
- help desk multilingua 24/7
- sistemi di back-up che garantiscono funzionamento e accessibilità continua alle VDR
- sistema eco-friendly in quanto evita la stampa o la fotocopia preventiva su carta di tutte le enne copie dei documenti d'interesse dei consulenti coinvolti nella fase di due diligence ed il loro recapito fisico ai destinatari: spesso, si tratta di migliaia di pagine!
- indiscusso vantaggio economico: il costo della Virtual Data Room è di molto inferiore al risparmio dei costi che si ottiene utilizzandola!

L’elevatissimo livello di protezione dei dati è garantito dall’utilizzo di un protocollo di sicurezza SSL - Secure Sockets Layer, lo stesso utilizzato per le transazioni bancarie su internet, che permette di crittografare in maniera continuativa tutte le informazioni sensibili scambiate online. Inoltre, l’accesso degli utenti alla Virtual Data Room è “verificato” e vengono definiti per ciascun deal differenti ruoli di visualizzazione della documentazione in funzione delle necessità e dei desiderata del Committente. In più, è possibile stabilire il divieto di stampa e salvataggio dei documenti o consentirne la stampa solo di alcuni. Ad ogni modo, su ciascuna pagina (sia a stampa sia a video) comparirà una filigrana dinamica indelebile con Nome e Cognome dell’utente, l’ora e la data in cui ha effettuato il download, nonché l’indirizzo IP del suo computer.
Con la Virtual Data Room la gestione della documentazione è molto semplice e l’utilizzo della piattaforma è intuitivo: in ogni momento il gestore della VDR (c.d. Data Room Manager) può intervenire con pochi click sui documenti scegliendo di integrarli, eliminarli, modificarli, rinominarli, assegnarli i diritti alla stampa/salvataggio.

Ai documenti scansionati caricati nella Virtual Data Room è possibile applicare l'OCR-Optical Charatcter Recognition, nella versione as is, senza cioè interventi manuali di correzione dei testi. Ciò consentirà di utilizzare la funzione di ricerca testuale su tutti i files e rendere più efficiente il lavoro e più rapido il recupero dei documenti di proprio interesse specie in presenza di migliaia e migliaia di pagine.

Nella Virtual Data Room è altresì possibile caricare files di qualunque formato (A4, A3, A0, ecc.) ed estensione: PDF, Word doc(x), Excel xls(x), PowerPoint ppt(x), ivi compresi i formati tecnici quali Autocad DWF, DWG: ciò è particolarmente utile in presenza di Consulenze Tecniche a contenuto ingegneristico.

Inoltre, tutte le attività svolte dai soggetti autorizzati all'interno della Virtual Data Room sono registrate e memorizzate (log di entrata, di uscita, attività di visualizzazione, caricamento e scaricamento dei singoli documenti, ecc.) così che possiate in ogni momento monitorare l’attività legata al Vostro deal e disporre della reportistica più avanzata.

La risposta di Multipartner all’attuale fase del ciclo economico
In risposta alla situazione globale di crisi finanziaria che stiamo attualmente vivendo, Multipartner ha rivisto “al ribasso” la quotazione dei suoi servizi di Virtual Data Room senza in alcun modo ritoccare la qualità dei servizi offerti, ma, al contrario, nostra filosofia aziendale è quella di offrire sempre la soluzione più vicina alle necessità del Cliente con la massima professionalità e dedizione.
Ma c’è di più.
Abbiamo ideato una soluzione di Virtual Data Room “MICRO”, una soluzione semplice ed accessibile a tutti, ma soprattutto economica: il costo si aggira nell’ordine delle centinaia di euro! La Micro VDR è una risposta a chi ha bisogno di uno strumento disponibile in brevissimo tempo (l’attivazione avviene in pochi minuti!) utile a condividere pochi documenti tra i soggetti da voi accreditati, senza sostenere costi eccessivi e tutto protetto dai massimi criteri di sicurezza.

Multipartner non è un’IT Company, ma una società di Consulting specializzata anche nell’allestimento di Virtual Data Room di ultima generazione. La nostra professionalità e la nostra comprovata capacità di diventare parte complementare dei team del Cliente e/o dei Suoi Advisors, fanno di Multipartner la Vostra scelta migliore.

Francesca Parente
Commercial Team Manager
www.multipartner.com

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